Ruim 17 jaar zorgde hij voor de ledenadministratie van de Leeuwarder Zwaluwen. Een enorme klus achter de schermen, die vaak wordt onderschat. Bij zijn afscheid tijdens de Algemene Ledenvergadering op 28 november 2022 werd Edwin Brouwer (links op de foto) dan ook méér dan verdiend benoemd tot lid van verdienste van onze vereniging. Samen met Gerrit Beeksma (rechts op de foto), die het stokje van Edwin heeft overgenomen, geeft Edwin een kijkje in alles wat er bij de ledenadministratie komt kijken: van verdwenen leden tot midden in de nacht overschrijvingen naar de KNVB brengen!
Van papier naar digitaal
Edwin startte als ledenadministrateur op precies het moment dat de overstap van papier naar digitaal werd gemaakt. “De KNVB was nét begonnen met Sportlink, een nieuw online systeem,” vertelt Edwin. “Tot die tijd hadden we alles nog op papier en dat moest allemaal worden overgezet naar Sportlink. Die met de hand ingevulde aanmeldformulieren waren lang niet altijd goed leesbaar. Soms twijfelde ik wel eens, hoorde een naam nu bij een jongen of een meisje? Soms wist zelfs het jeugdbestuur het niet!”
Overschrijvingen
Inmiddels komt er niks meer op papier binnen bij de ledenadministratie. Zelfs de overschrijvingen van leden naar een andere voetbalvereniging gaan nu digitaal, al was dat tot een jaar of vijf geleden nog wel anders. Edwin: “Ik moest dan een uitdraai uit het KNVB-systeem maken en de spelerspas en handtekeningen er bij doen. Op de dag dat de overschrijvingen om 00.00u uiterlijk bij de KNVB binnen moesten zijn, stapte ik dan om 23.30u in de auto richting Heerenveen. Daar zat 5-6 man van de KNVB met koffie en thee klaar om de overschrijvingen in ontvangst te nemen. Het was daar dan een hele drukte, vanuit alle hoeken van Fryslân kwamen op het laatste moment vertegenwoordigers van voetbalverenigingen met stapels overschrijvingen. Dat was wel gezellig, het was net een beetje een verkiezingsavond!”
Vrijwilligerswerk
Het begin van het seizoen is elk jaar een drukke periode. “In de eerste twee maanden komen de meeste nieuwe aanmeldingen binnen,” vertelt Edwin. “In juni en juli volgt dan ook weer een drukke periode met vooral afmeldingen en overschrijvingen.” Sommige mensen verwachten meteen een reactie van de ledenadministratie. Dat vond Edwin best wel een lastig. “Dan werd er naar ons huis gebeld door leden die mij zochten,” vertelt Edwin. “Als ze dan te horen kregen dat ik aan het werk was, werd er met verbazing gereageerd. Mensen denken soms dat de ledenadministratie mijn werk was, maar het is maar vrijwilligerswerk!”
Ook sommige spelers die zich willen laten overschrijven naar een andere voetbalvereniging verwachten dat de wijziging direct kan worden geregeld. “Sommige spelers wachten tot het laatste moment met het indienen van een overschrijving of het inschrijven bij onze vereniging, en dan moeten wij dat acuut verwerken. Maar wij zijn ook weer van de KNVB afhankelijk. Als er bijvoorbeeld een blokkade staat op het overschrijven van een speler – bijvoorbeeld omdat diegene nog een achterstand heeft in het betalen van contributie, of nog wedstrijdkleding moet inleveren – dan kunnen wij dat niet zomaar aanpassen.”
Oud-leden terug in het nest
In bijna 20 jaar tijd heeft Edwin heel wat leden zien komen en gaan bij de Leeuwarder Zwaluwen. “Leuk was altijd als oud-leden weer terug kwamen bij de Zwaluwen. Toen de 30+ werd geïntroduceerd kwamen veel bekenden terug. Of je ziet hen ineens als ouders langs de lijn staan, omdat hun eigen kinderen nu bij de Leeuwarder Zwaluwen voetballen. Oud-leden gaan toch nooit heel erg ver weg.” Edwin noemt daarnaast de periode dat jeugdleden naar MKV vertrokken of juist naar Blauw Wit, toen die vereniging net een nieuw complex had. “Maar een paar jaar later kwamen ze bijna allemaal toch weer terug, omdat ze vonden dat ze bij ons meer persoonlijke aandacht kregen.”
Leden kwijt
Bij de administratie van honderden leden, waarbij er elk jaar weer van alles verandert, gaat altijd wel íets mis. “Ik ben wel eens een Zwaluwlid helemaal kwijt geweest,” herinnert Edwin zich. “Die was door de KNVB overgeschreven naar Rotterdam! Wat bleek: er stonden twee personen met precies dezelfde achternaam en geboortedatum bij de KNVB in het systeem, en de KNVB had vervolgens de verkeerde persoon overgeschreven…” En vanwege bijna dezelfde reden had de Leeuwarder Zwaluwen twee jaar geleden tijdelijk een jeugdlid minder. “Er stonden twee meiden met dezelfde voor- en achternaam in het KNVB-systeem. Zij hadden wel een ander adres en verschillende geboortedatum, maar de KNVB had toch één van de twee verwijderd omdat ze dachten dat er twee keer dezelfde persoon was geregistreerd! De KNVB maakte toen excuses, maar twee dagen later gebeurde hetzelfde nog een keer…!” Die controle van de KNVB op dubbele leden in het systeem heeft overigens wel een goede reden, weet Edwin. “Dat is ook om fraude te voorkomen. Anders zou je een nieuwe speler die nog bij zijn oude vereniging als lid in de boeken staat snel met andere gegevens kunnen inschrijven, zodat hij ook bij de nieuwe vereniging direct speelgerechtigd is.”
Vergeten door te geven
Regelmatig vergeten leden om wijzigingen door te geven aan de ledenadministratie. Dat heeft ook Gerrit Beeksma, die dit seizoen de ledenadministratie van Edwin heeft overgenomen, inmiddels ervaren. “Soms melden spelers zich alleen bij hun teamleider af als lid. Maar dat komt dan niet automatisch ook bij de ledenadministratie terecht,” vertelt Gerrit. “Dat heeft dan als gevolg dat die persoon gewoon ingeschreven blijft staan als lid en er dus ook contributie wordt afgeschreven. Dat levert wel eens vervelende situaties op.”
Ruim 800 leden
Over de vraag om de ledenadministratie op zich te nemen moest Gerrit overigens nog wel even nadenken. “Ik heb het al behoorlijk druk, ik heb nog 3 of 4 vrijwilligerstaken,” vertelt Gerrit. Zo is hij onder andere teamleider en penningmeester van De kern van Cambuur. “Maar ja, ik wil ook graag de club helpen en bovendien is het al zo lastig om vrijwilligers te vinden.” Gerrit zei dus uiteindelijk ‘ja’ en heeft nu de registratie van de inmiddels meer dan 800 (!) Zwaluwleden onder zijn hoede.
Flinke klus
De overdracht van de administratie van Edwin naar Gerrit ging soepel – beide mannen kennen elkaar goed, want ze zijn al jaren vrienden en hebben ook in hetzelfde team gevoetbald – maar soms is het voor Gerrit toch nog wel eens even zoeken. “Elk lid moet bijvoorbeeld zijn gekoppeld aan de juiste contributiebedragen en de bijdrage voor het kledingfonds” somt Gerrit op. “Dat is elk seizoen weer een flinke klus. Ik krijg lang niet altijd van de teamleiders te horen wie in welk team speelt. Dan kan ik het ook niet goed registreren. Datzelfde geldt voor de zaalteams: bij de KNVB is zaalvoetbal een aparte activiteit. Als een lid daar niet specifiek voor staat ingeschreven, is hij of zij niet speelgerechtigd.” De oproep van Gerrit is dan ook helder: “Geef wijzigingen op tijd door aan de ledenadministratie!”
Benieuwd naar al onze leden van verdienste en ereleden? Op de pagina ‘Vrijwilligers‘ kun je een overzicht vinden.
